FOCUS SUR... les grands travaux du printemps

En avril, mai, juin, toute l'équipe a le regard tourné vers la saison d'été et notre priorité c'est les derniers préparatifs pour l'accueil des clientèles qui ne tarderont pas à poser leurs valises. Les missions détaillées ici ne sont pas exhaustives mais elles vous donneront un aperçu de nos priorités.

Les brochures de l'office de tourisme sont fraîchement sorties de chez l'imprimeur; il faut à présent les faire parvenir dans les lieux de distribution le plus vite possible. 

Deux rendez-vous mobilisent une partie de l'équipe au mois d'Avril :

• Déclic Saison : la bourse de doc départementale de Charente Maritime Tourisme, le 31 Mars à Fouras
• Bourse d'échange de l'OT, le 1er avril à la briqueterie de la Grève sur le Mignon

Ces deux rendez-vous sont l'occasion de charrier de nombreux cartons, il faut reconstituer les stocks de l'OT pour la saison et préparer ensuite les commandes  que nous allons remettre aux prestataires partenaires lors de la bourse d'échange. Cette manifestation est également l'occasion de présenter à nos partenaires les nouveautés du territoire pour 2016. La personne clés dans l'équipe c'est ici Magali qui est chargée de la gestion de la doc.

L'office de tourisme assure le suivi de la collecte de la taxe de séjour, qui a été mise en place en 2013, pour le compte du Pays d'Aunis.  Le mois de mai rime avec nouvelle période de collecte. En lien avec les services administratifs du Pays d'Aunis, Paola expédie les bordereaux de la période 1er mai au 31 octobre 2016 par mail ou courrier aux hébergeurs du territoire.
En même temps, nous recevons les règlements de la période précédente et nous nous assurons que chaque hébergement puisse transmettre ses informations. En effet les hébergeurs ont jusqu'au 20 mai pour verser le produit de la taxe de séjour collectée entre le 1er novembre 2015 et le 30 avril 2016.
Toutes les recettes de la taxe de séjour sont enregistrées pour ensuite être transmises au Trésor Public qui assure l'encaissement.  Le montant de taxe de séjour collecté est reversé au budget de l'office de tourisme. Cette recette représente environ 15% du budget annuel de l'OT AMP.

Avec les vacances de Pâques, ce sont les premières visites guidées commercialisées par l'office de tourisme qui démarrent. Il faut mettre le paquet sur la communication et caler les dernières procédures internes pour la gestion des réservations :

> Saisie des animations sur le logiciel de commercialisation open billetterie

> Réalisation d'un kit de com (3 affiches de présentation) et diffusion aux hébergeurs, dans les commerces...

Laetitia, assure le lien avec les animateurs, donne les informations nécessaires à l'équipe pour informer sur le programme et fait en sorte que tout se passe bien.

Clémentine, est en directe toutes les semaines sur France Bleue La Rochelle pour présenter aux auditeurs les événements à ne pas me manquer.

Plus largement, Il faut relancer les organisateurs d'événements afin qu'ils nous fassent parvenir le descriptif de leur manifestation, c'est ensuite un long travail de saisie sur le système d'information départemental qui commence. Sylvie et Magali sont les personnes clés pour ce travail de fourmi. Les manifestations ainsi saisies sont ensuite communiquées le plus largement possible : à la presse, aux journaux gratuits, distribuées sur les marchés par le biais de nos agendas papiers. Chaque vendredi une synthèse des meilleures animations de la semaine est compilée et transmise aux hébergeurs pour mise à disposition à leurs clients.

Pendant l'été, les horaires d'ouverture de nos bureaux s'allongent, il faut revoir l'ensemble des horaires de travail des membres de l'équipe. C'est le casse tête que doit relever chaque année Julien. En été, les équipes du siège sont affectées en renfort sur les bureaux il faut également organiser les accueils hors les murs de l'office de tourisme, ces accueils exceptionnels peuvent avoir lieu les week-end et c'est encore une problématique de plus ! C'est le moment également d'organiser l'accueil de saisonnier si un renfort s'avère nécessaire.

Signe que la saison arrive et que les clientèles préparent leur été, le téléphone sonne un peu plus et les bureaux de tourisme sont plus fréquentés, c'est également plus de trafic sur le site Internet et plus de mails reçus. Quelque soit le mode de contact utilisé toute l'équipe est mobilisée pour améliorer les réponses aux différentes demandes que nous recevons. En préparation de la haute saison nous travaillons en équipe sur l'amélioration de nos réponses par rapport aux demandes récurrentes. Dans cet objectif, les courriers types sont revus, nous réalisons des nouveaux gabarits d'emails et optimisions les procédures pour être plus efficaces.

C'est également l'occasion pour l'équipe de se remettre à niveau en anglais, des cours d'expression orales sont organisées avec un organisme de formation. Pendant 8 semaines consécutives, Frédérique est venue animer ces groupes d'expression pendant 2 heures. Des entretiens téléphoniques à raison de 8 coups de fils d'une demie heure pour chacun ont permis de conforter les acquis. The team is ready to welcome our English-speaking visitors !

Si la période d'accompagnement des partenaires touche à sa fin, c'est le moment où de nombreux hébergeurs nous sollicitent pour devenir partenaire. C'est Emilie qui doit répondre à cette forte demande et intégrer dans la mesure du possible les retardataires avant la haute saison. Visite des hébergements, saisie des prestations sur le système d'information touristique local sont l'essentiel de ce travail d'intégration.